Warum wir bei tech@spree unsere Meetingkultur neu gedacht haben
Stell dir vor, du sitzt an einem komplexen Problem, bist im Flow, der Code läuft – und dann poppt eine Kalenderbenachrichtigung auf. Meeting in fünf Minuten. Kein Thema, kein Ziel, kein Kontext in der Einladung. Du springst rein, wartest drei Minuten auf alle Teilnehmer*innen, diskutiert wird munter drauflos – und nach einer Stunde verlässt du den Raum (oder das Call-Fenster) mit dem vagen Gefühl, dass irgendwie alles offen geblieben ist. Was wurde entschieden? Wer macht was bis wann? Unklar. Zurück am Rechner brauchst du weitere 20 Minuten, um wieder in den Kontext zu finden, den du vorher hattest.
Oder ein anderes Szenario: Ein wöchentlicher Statustermin, der ursprünglich für vier Leute gedacht war, hat sich über Monate auf zwölf Teilnehmer*innen aufgebläht. Alle sind „zur Info“ dabei. Eine Person redet, die anderen hören halbherzig zu und checken nebenbei ihre E-Mails. 60 Minuten, zwölf Personen – das sind zwölf Arbeitsstunden, die jede Woche in einem Termin verschwinden, der für die meisten Beteiligten schlicht nicht relevant ist.
Und dann gibt es noch den Klassiker: Das Meeting, das eigentlich eine E-Mail hätte sein können. Fünf Leute werden für 45 Minuten zusammengerufen, um eine Information zu übermitteln, die in drei Sätzen schriftlich erledigt gewesen wäre. Keine Entscheidung, keine Diskussion, kein Mehrwert durch die persönliche Runde – nur fünf Kalender, die blockiert wurden.
Solche Situationen kennt wohl jede und jeder aus dem Berufsalltag. Sie sind kein Einzelschicksal, sondern ein strukturelles Problem: Meetings sind ein mächtiges Werkzeug zur Zusammenarbeit – aber wie jedes Werkzeug können sie Schaden anrichten, wenn man sie falsch einsetzt.
Bei tech@spree ist uns das bewusst. Als IT-Unternehmen arbeiten wir täglich eng mit unseren Kunden zusammen – und wir wissen, dass die Zeit aller Beteiligten wertvoll ist. Konzentriertes, unterbrechungsfreies Arbeiten ist für uns keine Kür, sondern die Grundlage guter Softwareentwicklung. Schlechte Meetingkultur kostet nicht nur uns, sondern auch unseren Kunden bares Geld und echte Energie.
Deshalb haben wir uns als Team zusammengesetzt, Erfahrungen und Ideen gesammelt und gemeinsam unsere 10 goldenen Regeln für eine bessere Meetingkultur erarbeitet. Kein Regelwerk von oben, sondern ein gemeinsamer Konsens – mit dem Ziel, Meetings zu führen, die wirklich etwas bringen.
Unsere 10 goldenen Regeln
1. Erst fragen: Brauchen wir wirklich ein Meeting?
Nicht jedes Thema braucht eine Runde. Vieles lässt sich asynchron klären – per E-Mail, Kommentar im Ticket oder kurzer Sprachnachricht. Bevor ein Termin erstellt wird, lohnt sich die ehrliche Frage: Ist ein Meeting hier wirklich der beste Weg – oder blockieren wir damit nur Kalender?
2. Einladung mit Vorlauf, Inhalt und Ziel
Einladungen gehen mindestens 24 Stunden vorher raus – immer mit einer kurzen Beschreibung von Thema und Ziel des Meetings. Wenn keiner weiß, worum es geht, kann sich nicht vorbereiten. Idealerweise enthält die Einladung auch eine Agenda mit Zeitblöcken und Verantwortlichen für die einzelnen Punkte.
3. Realistische Zeitplanung
Keine vollen Stunden buchen, sondern Puffer einplanen: lieber 09:05–09:55 Uhr statt 09:00–10:00 Uhr. Das gibt allen etwas Luft zwischen den Terminen. Gleichzeitig gilt: Zeitplanung nicht zu knapp halten – ein erzwungenes Folgemeeting ist teurer und nervenaufreibender als etwas mehr Zeit im ersten Meeting einzuplanen.
4. Nur die richtigen Leute einladen
Wer nichts beitragen kann und keine Entscheidung trifft, muss nicht dabei sein. Als grobe Faustregel hilft die Pizza-Regel: Maximal so viele Teilnehmer*innen, wie zwei Pizzen satt machen – also etwa 6 bis 8 Personen. Größere Runden sind selten effizienter, meistens nur lauter.
5. Themen statt Personen in den Mittelpunkt stellen
Personenzentrierte Meetings – in denen mehrere unverbundene Themen auf eine Person gepackt werden – sind selten fokussiert. Besser: Themen trennen. Lieber drei fokussierte 30-Minuten-Meetings als ein 90-Minuten-Block, der drei verschiedene Baustellen gleichzeitig bedient.
6. Protokoll vorab anlegen – alle beteiligen sich
Das Protokoll wird nicht nach dem Meeting erstellt, sondern schon davor als leere Struktur angelegt und direkt im Kalendertermin referenziert. Während des Meetings können alle am Protokoll mitarbeiten. Ergebnisse, Entscheidungen und Buchungspositionen werden direkt dort festgehalten. Für Regeltermine hat sich eine kompakte Einzelseite bewährt – aktueller Stand statt ewige Historie.
7. Jedes Meeting hat eine Moderator*in
Gute Meetings passieren nicht von selbst. Die Moderator*in holt zu Beginn alle ab (Was ist das Ziel? Wie ist der Zeitplan? Wo ist das Protokoll?), bindet alle aktiv ein, plant bei längeren Meetings explizite Pausen ein – und sorgt dafür, dass das Meeting nicht gekapert wird: kein Abdriften in Nebengespräche, kein Dominieren durch Einzelne.
8. Klares Wrap-up am Ende
Kein Meeting endet einfach so. Die Moderator*in fasst die Ergebnisse zusammen, To-dos werden mit Namen, Termin und verständlicher Aufgabenstellung festgehalten. Ein kurzes Blitzlicht am Ende gibt auch stilleren Teilnehmer*innen eine Stimme und hilft dabei, sicherzustellen, dass alle dasselbe verstanden haben.
9. Radiomodus bewusst steuern
Paralleles Arbeiten im Meeting – also E-Mails checken, Tickets bearbeiten, nebenbei coden – ist manchmal legitim, manchmal störend. Deshalb wird beim Aufsetzen des Meetings bewusst entschieden: Ist der Radiomodus (passiv zuhören, nebenbei arbeiten) erlaubt oder nicht? Diese Entscheidung wird zu Beginn des Meetings kurz kommuniziert.
10. Meetingkultur regelmäßig hinterfragen
Regeln sind keine Ewigkeitsgesetze. Wir holen aktiv Feedback ein – etwa per kurzem Blitzlicht am Meetingende oder als fester Bestandteil unserer jährlichen Mitarbeiterbefragung. Was gut läuft, behalten wir. Was nervt, ändern wir. Denn das Ziel ist nicht das Regelwerk – sondern echte, spürbare Verbesserung im Arbeitsalltag.
Unser Fazit
Meetings sind kein notwendiges Übel – sie können ein echtes Werkzeug für gute Zusammenarbeit sein. Wenn sie gut vorbereitet, klar moderiert und konsequent nachgehalten werden. Wir bei tech@spree haben uns auf den Weg gemacht. Vielleicht ist das ja auch für euer Team eine Inspiration.
Kommentar verfassen